Datenschutzhinweise für den Bewerbungsprozess der Autodoc-Gruppe

Liebe Bewerberin, lieber Bewerber,

wir freuen uns über Ihr Interesse an unserem Unternehmen, der Autodoc-Gruppe („wir“ oder „Autodoc“). Wir informieren Sie hier über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen unseres Bewerbungsprozesses bei Autodoc Wir erheben, speichern und verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten gemäß der DS-GVO und dem Bundesdatenschutzgesetz.

Die für den Datenschutz verantwortliche Stelle ist die

AUTODOC AG

Josef-Orlopp-Straße 55

10365 Berlin

Vorstand: Christian Gisy (Vorsitzender des Vorstands),

Bert Althaus (CFO), Dmitri Zadorojnii (CTO)

Vorsitzender des Aufsichtsrats: Alexei Kletenkov

Handelsregister:

HRB 233377 B, Amtsgericht Berlin-Charlottenburg

USt-IdNr.: DE260634589

 

Kontaktinformationen des Datenschutzbeauftragten

Für Anliegen rund um den Schutz Ihrer Daten steht Ihnen unsere Datenschutzbeauftragte postalisch unter der untenstehenden  Adresse zur Verfügung:

ISiCO Datenschutz GmbH

Frau Kathrin Schürmann,

Am Hamburger Bahnhof 4

10557 Berlin

Sie können uns aber auch direkt anschreiben unter der E-Mail-Adresse:

E-Mail: privacy-policy@autodoc.de

 

Verarbeitete Datenkategorien

Zu den verarbeiteten Kategorien personenbezogener Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses gehören insbesondere:

  • Allgemeine Daten zu Ihrer Person (z.B. Name, Anschrift)
  • Dokumente (z.B. Zeugnisse, Bescheinigungen, Lebenslauf)
  • Ausbildungshistorie (z.B. Daten zu (Hoch-) Schulbildung, Berufsqualifikation)
  • Kommunikationsdaten (z.B. E-Mail, (Mobil-)Telefon)
  • Protokolldaten, die bei der Nutzung von IT-Systemen anfallen

Hierunter können auch besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art.9 Absatz 1 DS-GVO fallen, wie z.B. Daten zur Gesundheit, Religions- oder Gewerkschaftszugehörigkeit. Wir bitten Sie, uns diese besonderen Kategorien personenbezogener Daten nur dann zukommen zu lassen, wenn diese ausnahmsweise für den Bewerbungsprozess relevant sind. In diesem Falle verarbeiten wir sie zusammen mit Ihren anderen Bewerberdaten.

 

Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten führen wir unter Beachtung der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO), nationaler Datenschutzgesetze sowie weiterer maßgeblicher nationaler Gesetze durch.

Die Datenverarbeitung dient der Durchführung des Bewerbungsprozesses zur Anbahnung und Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit Autodoc. Die vorrangige Rechtsgrundlage hierfür ist Artikel 6 Absatz I Satz 1 b) DS-GVO in Verbindung mit der hierfür einschlägigen nationalen Regelung (zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen zur Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses).

Weitere Rechtsgrundlagen sind Artikel 6 Absatz I Satz 1 a) DS-GVO in Verbindung mit der hierfür einschlägigen nationalen Regelung („Einwilligung“ - z.B. wenn wir Sie als Kandidat in unserem Talent-Pool behalten möchten) oder Artikel 6 Absatz I Satz 1 f) DS-GVO („Berechtigtes Interesse“ an der Organisation unseres Betriebs beispielweise durch Bewerbungsprozessauswertungen und Analytisches Reporting nach einer sorgfältigen Abwägung entsprechend der gesetzlichen Vorschriften gegen Ihr Interesse am Schutz Ihrer personenbezogenen Daten).

Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten gem. Artikel 9 Absatz 1 DS-GVO in Verbindung mit der hierfür einschlägigen nationalen Regelung (z.B. Daten zur Gesundheit, Religions- oder Gewerkschaftszugehörigkeit) verarbeitet werden, erfolgt dies auf Grundlage von Artikel 9 Absatz 2 b) DS-GVO in Verbindung mit der hierfür einschlägigen nationalen Regelung. Zudem kann die Verarbeitung von Gesundheitsdaten für die Beurteilung Ihrer Arbeitsfähigkeit gem. Artikel 9 Absatz 2 h) DS-GVO in Verbindung mit der hierfür einschlägigen nationalen Regelung erforderlich sein.

 

Erhebung der personenbezogenen Daten
Ihre personenbezogenen Daten werden in aller Regel direkt bei Ihnen im Rahmen des Bewerbungsprozesses erhoben. Daten aus Papierbewerbungen oder Daten, die wir im Falle von Bewerbungen über einen Personaldienstleister erhalten, werden manuell in unser Bewerbermanagementsystem übertragen. Gleiches gilt für Daten, die uns über ein Agenturportal bereitgestellt worden sind. In diesem Fall erhalten Sie eine E-Mail, mit der Sie Ihre erfasste Bewerbung aktivieren können. In dieser E-Mail bitten wir Sie zu bestätigen, dass wir Ihre Daten für Bewerbungszwecke verarbeiten dürfen. 

Falls Sie Ihre Bewerbung nicht binnen 30 Tagen aktivieren, werden Ihre Daten aus unserem Bewerbermanagementsystem gelöscht und Sie werden nicht weiter im Auswahlprozess berücksichtigt.

In bestimmten Konstellationen werden Ihre Daten auch bei Dritten erhoben. Hierzu gehören vor allem Fälle, in denen wir Ihr Profil auf beruflichen sozialen Netzwerken wie Xing und LinkedIn einsehen, sofern Sie uns den Link zu Ihrem Profil bereitstellen.

Im Rahmen des Bewerbungsprozesses werden wir Sie gegebenenfalls fragen, ob wir Ihre Bewerbungsunterlagen auch für andere möglicher Weise zu Ihrem Profil passende Angebote in unserem Hause prüfen können. Außerdem bieten wir Ihnen eventuell die Möglichkeit an, unserem Talent-Pool beizutreten.

Über den Status Ihrer Bewerbung halten wir Sie per E-Mail informiert.

 Der Autodoc Talent-Pool

Wenn Sie zugestimmt haben, Teil unseres Autodoc Talent-Pools zu werden, können wir die von Ihnen angegebenen Daten zum Beispiel dazu nutzen, Sie über interessante Stellenangebote zu informieren. Dies kann per E-Mail oder Telefonanruf geschehen. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen, indem Sie Ihren Widerruf an jobs@autodoc.de richten.

 

Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten

Bei der Autodoc GmbH erhalten nur die hierfür zuständigen Personen und Stellen (z.B. Vorgesetzte und in den Bewerbungsprozess eingebundene Mitarbeiter der jeweiligen Fachabteilung, fachlich Vorgesetzte, Personalbereich) Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten zu den oben genannten Verarbeitungszwecken. Um Ihrem Interesse an einer Anstellung bei Autodoc umfänglich Rechnung zu tragen und um Ihnen die für Sie geeignetste Stelle anbieten zu können, werden wir Ihre Bewerbungsunterlagen auch an die mit der Autodoc GmbH verbundenen Unternehmen der Autodoc-Gruppe weiterleiten. In diesem Fall kommt es zu einer weiteren Verarbeitung Ihrer Personendaten durch die vorerwähnten Unternehmen.

Daneben setzen wir Dienstleister u.a. zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten ein. Sofern diese Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, haben wir die datenschutzrechtlich erforderlichen Verträge mit diesen geschlossen. Wir haben unsere Dienstleister sorgfältig ausgewählt und überwachen sie regelmäßig, insbesondere ihren Umgang mit personenbezogenen Daten.. Sämtliche Dienstleister werden von uns zur Vertraulichkeit und zur Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben verpflichtet oder unterliegen selbst entsprechenden gesetzlichen Verpflichtungen. Dienstleister können auch andere Rechtseinheiten der Autodoc-Gruppe sein.

Sollten wir personenbezogene Daten an Empfänger außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) übermitteln, erfolgt die Übermittlung nur, soweit dem Drittland durch die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt wurde oder andere angemessene Datenschutzgarantien (z.B. verbindliche unternehmensinterne Datenschutzvorschriften oder EU-Standardvertragsklauseln) vorhanden sind oder gesetzliche Tatbestände die Übermittlung erlauben. Sollte eine Übermittlung an Empfänger außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums zur Geltendmachung / Ausübung von oder zur Verteidigung gegen Rechtsansprüche(n) erforderlich sein, erfolgt dies gemäß Art. 49 Absatz 1 e) DS-GVO.

 

Dauer der Speicherung (in Deutschland)

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich, solange dies für die Zwecke, für die sie erhoben oder verarbeitet worden sind, erforderlich sind, bzw. wir ein berechtigtes Interesse an der weiteren Speicherung haben. Danach löschen wir Ihre personenbezogenen Daten mit Ausnahme solcher Daten, die wir zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen weiter speichern müssen.

Initiativbewerbungen können wir zur Prüfung für jede mögliche Stelle berücksichtigen. Soweit dies nicht der Fall ist, werden Ihre Daten unverzüglich durch uns gelöscht.

Nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens (z.B. durch Absage unsererseits oder Zurückziehen der Bewerbung durch Sie) werden Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich innerhalb von sechs Monaten gelöscht.

Bei Aufnahme in unseren Bewerberpool bitten wir Sie vorher um Ihre ausdrückliche Einwilligung gemäß Art. 7 DS-GVO.

 

Sicherheit der Datenverarbeitung

Wir treffen alle erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen, um ein angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten und Ihre personenbezogenen Daten insbesondere vor den Risiken der unbeabsichtigten oder unrechtmäßigen Vernichtung, Manipulation, Verlust, Veränderung oder unbefugter Offenlegung bzw. unbefugtem Zugriff zu schützen.

 

Ihre Rechte

Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSG-VO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSG-VO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSG-VO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSG-VO, das Recht auf Mitteilung nach Art. 19 DSG-VO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSG-VO. Sie können sämtliche Angaben zu Ihrer Person, die Sie uns im Rahmen Ihrer Bewerbung mitgeteilt haben, jederzeit in Ihrem Account einsehen und diese auch selbst berichtigen.

Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde nach Art.77 DSG-VO wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt. Dies ist zum Beispiel die für uns zuständige Aufsichtsbehörde:

Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Friedrichstraße 219, 10969 Berlin.

Das Beschwerderecht besteht unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs.

Sofern die Verarbeitung von Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung erfolgt, sind Sie nach Art. 7 DSG-VO berechtigt, die Einwilligung in die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit zu widerrufen. Um Ihre Einwilligung zu widerrufen, nehmen Sie bitte die Löschung Ihres Bewerber-Accounts vor bzw. ziehen Sie Ihre Bewerbung zurück. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen. Bitte beachten Sie zudem, dass wir bestimmte Daten für die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben ggf. für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren müssen.

Widerspruchsrecht

Soweit die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nach Art. 6 Abs 1 lit. f  DSG-VO  zur Wahrung berechtigter Interessen erfolgt, haben Sie gemäß Art. 21 DSG-VO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung dieser Daten einzulegen. Wir verarbeiten diese personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen. Diese müssen Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung muss der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dienen.

Bei allen Fragen zu Ihren Betroffenenrechten, können Sie sich auch jederzeit einfach an uns wenden: jobs@autodoc.de.

 

Anpassung des Datenschutzhinweises

Wir behalten uns das Recht vor, unsere Sicherheits- und Datenschutzmaßnahmen anzupassen. In diesen Fällen werden wir auch unsere Hinweise zum Datenschutz entsprechend aktualisieren.

 

Stand Mai 2021